商业数据分析从入门到入职（3）Excel进阶应用

分类汇总

Excel中的数据可以通过组合实现折叠部分数据，还可以打开数据，如下：

有很多时候，需要对某一类数据进行汇总，如产品分类为Technology的订单的总销售额为多少，如下：

可以看到，要进行分类汇总，需要先进行排序； 在完成分类汇总后，自动实现组合，分为3个等级，1级为所有行的Sales总计，2级为三个商品种类的Sales汇总，3级为所有订单信息； 要想将汇总结果复制到其他地方，需要在定位条件中选择可见单元格。

也可以删除分类汇总，如下：

还可以进行多个汇总，如下：

分类汇总可以自动生成一列数据，可以更快速地定位单元格。 这可以应用到给多个多行单元格合并，如下：

显然，实现了预期的效果。

数据有效性与保护工作表

还可以对数据输入进行限制，如果不合法则不允许输入，此时需要验证数据的有效性。 如下：

可以看到，可以进行数值范围限制； 可以提供选项进行选择； 可以限制位数； 还可以修改提示弹出框； 同时，只有在输入、编辑时才会触发输入限制。

这个特性可以用来限制其他用户改写数据，即保护工作表，如下：

显然，此时修改数据都会报错。

公式与函数

公式用=开始，简单使用如下：

可以看到，实现了两个数的相加，但是要加的数很多时，如果手动输入，显然会很麻烦。 此时需要用新的工具进行计算，即函数，如求和就用sum()函数，如下：

可以看到，不仅支持求和计算，而且在数据改变之后，结果也会同步改变，并且可以复制函数到其他位置。

Excel公式的组成部分： 函数、引用、运算符和常量。 比如对于公式=PI()*A@^2： 组成部分包括：

• 函数 如PI()函数返回pi值3.14159…。
• 引用 如A2返回单元格A2中的值。
• 常量 直接输入到公式中的数字或文本值，例如2。
• 运算符 ^运算符表示数字的乘方，而*运算符表示数字的乘积。

&是连字符，可以连接两个文本，如下：

在Excel中也有真和假，即TRUE和FALSE，TRUE对应1，FALSE对应0。

对一列根据条件进行不同赋值，如下：

可以看到，TRUE和FALSE可以参与运算； 在使用表格中的值代替常量进行计算时，出现了引用的问题，默认一般是相对引用，即在进行填充时一般是使用的相同行对应列的数据，如=(A3<>"中部地区")*8+K3、=(A4<>"中部地区")*8+K4，而此时K4位置的值为空，数值时默默认为0，因此结果为8； 此时要想达到目标，需要使用绝对引用，即使用K3位置的值，此时只需要在行列序号前加$符号即可，可以选中K3按快捷键F4即可实现，变为=(A3<>"中部地区")*8+$K$3、=(A4<>"中部地区")*8+$K$3等。

还可以进行混合引用，即位置的行和列中只有一个改变，另一个不改变，不改变的用$修饰。 如下：

显然，通过混合引用实现了打印九九乘法表。

函数基本用法如下：

计算并填充空值如下：

显然，要填充的值都是左边第二个数除以左边第一个数，所以能一次性计算出来。

但是很多时候，数据不是这么分布的，就得灵活应变，如下：

可以看到，此时用到了自动求和工具。

逻辑判断IF

之前判断是否是中部地区并根据两种情况计算是使用TRUE和FALSE实现的，也可以使用IF来实现。

if判断的简单使用如下：

可以看到，如果区域为中部地区，销售单价即为建议单价，否则为建议单价+8.

还可以进行嵌套使用：

还可以进行更复杂的嵌套，如下：

显然，if的结果可以进行相加等运算。

除了使用if嵌套，还可以使用连字符&，如下：

显然，连字符也能实现同样的效果，并且用到了逻辑运算且运算AND。

有时候出现错误时，会出现错误提示，可以根据需要进行调整，使用IFERROR、IFNA、ISERROR等。 如下：

现以退休为例进一步说明逻辑判断的优化： 企业职工退休年龄是男年满60周岁； 女工人年满50周岁，女干部年满55周岁。

那么可能有以下几种情况： 满60岁男职工，退休； 60岁以下男职工，不退休； 满50岁女职工，退休； 50岁以下女职工，不退休； 满55岁女干部，退休； 55岁以下女干部，不退休；

要使用一般的if判断，可能要嵌套很多if语句，但是其实是可以简化的，因为覅判断的实质就是条件为TRUE执行一种情况、为FALSE时执行另一种情况，因此可以简单将退休与否分为退休和不退休，其中>60岁且是 男 者 >50岁且是女职工或者>55岁且是女干部属于退休，其他均属于不退休，此时可以如下：

因此在最终产生的结果只有两种情况时，可以采用这种方式。

COUNTIF

COUNTIF用于根据条件进行计数，符合某个条件则计数，否则不计数，类似的用法还包括COUNTIFS、SUMIF等。

简单使用如下：

计数时使用较复杂的条件如下：

显然，有多个条件时，可以分别计数再进行算术计算。

有多个条件要满足时，还可以使用COUNTIFS，如下：

此时可以根据多个条件进行计数。

重复

很多时候会出现重复数据，这是可以对数据进行计数，如果计数大于1则说明出现了重复。

如下：

可以看到，数据为文本型数据，在进行计数时会根据前15为进行计数，因此在对A3、A11、A12进行计数时会重复，此时可以通过在后面连接通配符解决。

还可以限制输入重复数据，这是结合数据验证实现的，如下：

案例-报名统计

有一个联系人名单，其中有部分已报名，也有对应的名单，根据已报名名单对所有联系人名单进行统计，是否报名，如下：

显然，很快自动统计出是否报名； 这是通过IF和COUNTIF结合使用实现的，Excel中结合各种工具可以实现很丰富的功能。

还可以填充颜色，需要使用到条件格式：

可以看到，对符合条件的数据进行了筛选； 同时数据发生变化时，结果也会同步变化。

SUMIF

和COUNTIF类似，SUMIF是根据条件进行求和的，简单使用如下：

待求和数据所在的列和条件所在的列不是同一列时，稍微复杂一点，如下：

显然，此时需要传递3个参数，才能求和。

还可以根据多个条件进行求和，有多种方式，一种方式是增加辅助列拼接两个条件，再进行求和，如下：

可以看到，计算出来的结果是依赖于辅助列的，如果删除或修改辅助列，结果也会发生变化。

还有一种方式是直接使用SUMIFS函数，如下：

显然，得到了同样的结果。

还可以进行更加灵活的使用，如简写参数，如下：

此时也可以求出结果，这范围选择了全部数据，才可以这么简写，一般条件下应该慎重选择这种方式。

对于一定的库存，需要限制出货量不能超过库存，这也可以通过SUMIF来实现，如下：

显然，实现了通过SUMIF来限制输入的效果。